Alle andre har jo Microsoft Office…

Portrett av Tord Ripe.
Managing Partner & Advisor
Temaer i dette innlegget: Google, Google Workspace, Microsoft Office, Migrering

Hvorfor ikke flere velger en løsning som garantert vil øke samhandlingen og produktiviteten i bedriften er litt for ofte knyttet til Office pakken fra Microsoft (tidligere Office 365). Og kan man virkelig overleve med Google Workspace i en verden der veldig mange fortsatt bruker Word, Excel og Powerpoint?

Svaret på det er: Absolutt! Det har faktisk aldri vært enklere å jobbe sammen med andre bedrifter som bruker Microsoft Office. Noen ganger vil jeg si at det nesten er enklere enn når jeg hadde Office pakken installert lokalt og brukte Outlook, skulle redigere i Word og så sende endringene tilbake.

Samhandling i ulike filformater

I Google Drive er det støtte for over 100 forskjellige filtyper og formater, selvsagt også Microsoft Word, Excel og Powerpoint, i tillegg til PDF, bilder, videoer og lydfiler, for å nevne noe. Redigere en Office fil kan man gjøre direkte i Google Docs (Dokumenter), Sheets (Regneark) og Slides (Presentasjoner), uten å måtte konvertere eller på andre måter endre formatet først. Og selvsagt uten at man trenger en egen lisens på Office.

Men ikke nok med det, du kan også benytte en rekke av de smarte samhandlingsfunksjonene som finnes i Google Workspace, også på disse filtypene. Som for eksempel å delegere oppgaver via kommentarer og arbeide i samme dokument med dine kollegaer, samtidig, og ha full oversikt over alle endringer som gjøres.

Og du kan gjøre akkurat det samme med mobil applikasjonene til Docs, Sheets og Slides, så det spiller ingen rolle om hjemmekontoret beveger seg en tur heller.

Eksempel fra virkeligheten

Et praktisk eksempel på hvor enkelt det faktisk er: Du får en epost med et Word dokument som vedlegg fra en kunde, som du må gjøre noen oppdateringer i, for så å returnere til avsenderen.

Når du mottar e-posten kan du åpne og redigere vedlegget direkte i Google Docs med ett klikk. Gjør endringene og så velger du å sende det oppdaterte dokumentet tilbake som svar på den opprinnelige e-posten, direkte fra fil-menyen i Google Docs. Oppdrag utført!

Banner LinkedIn

Word formateringen er uendret. Ingen fil som må lastes ned lokalt. Du trenger ikke å finne igjen den opprinnelige e-posten og laste opp vedlegget på nytt. Og du kan gjøre det fra hvor som helst, siden du ikke trenger noen programvare installert på maskinen din.

Enklere kan det vel strengt tatt ikke bli?

Løsninger for makroer i Sheets

For de som jobber mye med regneark har det ofte vært slik at man har både Excel og Sheets. En av grunnene til dette har vært makroer, da Excel har mye av dette for å automatisere prosesser. Men å lage makroer i Sheets er veldig enkelt siden man kan gjøre “opptak” av prosessen man vil automatisere, og dermed slippe å skrive kode.

Og det finnes alternativer for dem som jobber med ark fylt med Excel makroer også. Den ene er å installere Google sin egen “Macro Conversion add-on” som ligger i deres Google Workspace Marketplace.  

Denne kan konvertere VBA (Visual Basic for Applications) kode til Google Sheets med Apps Script. Dette krever at man har Google Workspace Enterprise Plus lisenser.

En annen mulighet som mange små og store selskaper benytter seg av, er Sheetgo.

Ved hjelp av dette verktøyet kan du sette opp automatiserte prosesser, langt mer avansert enn det man kan i Excel, og legge opp til at du bruker Excel som kilde og mål for oppdateringer mens du gjør selve oppdateringene i Sheets. 

Selv for tunge Excel brukere er det gode muligheter til å kunne bruke mer moderne verktøy i hverdagen. For de aller fleste av oss er det faktisk raskere og enklere å jobbe 100% i skyen med verktøy som er bygget fra bunnen av for samhandling.

Jeg savner ihvertfall ikke stolleken for å finne ut hvem som har den siste oppdaterte versjonen av firmapresentasjonen liggende lokalt på en harddisk…

Vil du vite mer om fordelene med Google Workspace?

I en fersk rapport ga Google Quadrant Strategies i oppdrag å undersøke og sammenligne effekten av både Google Workspace og Office 365 på selskapene som bruker dem. Du kan laste ned hele rapporten her.

Kom i gang med Google Workspace

Digital transformasjon er mye mer enn en teknologisk endring. Det krever et kulturelt skifte i hvordan du jobber. Våre eksperter kan veilede deg i deres transformasjon ved å komme igang med Google Workspace for å oppnå økt samarbeid, høyere produktivitet og forbedret sikkerhet. Ta kontakt for en gratis konsultasjon.

Denne nettsiden bruker Google Analytics for innsamling av informasjonskapsler. Dette sørger for full funksjonalitet, hjelper oss å tilpasse innholdet og eventuell reklame, og kan bli brukt i analyseformål. Du kan lese mer om vår personvernerklæring her.

OK!