Ny G Suite-lansering lar deg samarbeide med eksterne uten Google-konto

Portrett av Tord Ripe.
Managing Partner & Advisor

Google slipper i disse dager en svært etterlengtet funksjon som vi vet mange av kundene våre har ventet på og garantert vil komme til å ta i bruk.

Med «visitor sharing»-funksjonen kan du invitere andre brukere uten at de trenger å ha en Google-konto for å samarbeide om filer som eksterne besøkende, ved hjelp av PIN-koder for å bekrefte identiteten deres.

Dermed kan du nå dele dokumenter med alle dine eksterne samarbeidspartnere, firmaer og organisasjoner, like enkelt som du har delt dokumenter internt eller med andre Google-kontoer tidligere.

Kort om hvordan det fungerer i praksis

Personer uten Google-kontoer mottar en e-postinvitasjon til å samarbeide om den delte filen eller mappen. Brukeren har syv dager på å verifisere identiteten sin med en PIN-kode. Hvis brukeren trenger å samarbeide lenger enn syv dager, kan de bruke den originale lenken fra e-posten for å bekrefte identiteten sin på nytt.

Når de er godkjent, kan besøkende se, kommentere, foreslå endringer og redigere filer og mapper direkte. Hvis en besøkende har redigeringstilgang, kan de dele filen på nytt med en annen Google-bruker. Besøkende kan ikke opprette eller eie filer og mapper. Besøkskontoer kan sees i delingsdialogen, hvor du kan endre eller tilbakekalle deres tilgang akkurat som alle andre samarbeidspartnere. Revisjonslogging er selvsagt også på plass slik at alle interaksjoner overvåkes og registreres.

Oppsummert vil dette gi et kraftig redusert behov for å laste ned vedlegg og sende e-post eller opprette separate filer for å fungere med eksterne brukere som ikke har Google-kontoer.

Utrullingen starter nå i september og alle kunder skal ha funksjonen på plass innen 28. september.

Trenger du hjelp til å konfigurere den nye funksjonaliteten i Admin-panelet? Ta kontakt med oss, så hjelper vi deg.

Trenger du eller noen hos deg kurs i G Suite-plattformen?

Nå som man vil kunne bruke G Suite-plattformen til å samarbeide enda bedre, også eksternt, kan det være smart å vurdere kurs innenfor ett eller flere av områdene man jobber mest med. I den forbindelse tilbyr vi i hele september 25% rabatt på alle våre faste kurspakker som du kan lese mer om her.

Denne nettsiden bruker Google Analytics for innsamling av informasjonskapsler. Dette sørger for full funksjonalitet, hjelper oss å tilpasse innholdet og eventuell reklame, og kan bli brukt i analyseformål. Du kan lese mer om vår personvernerklæring her.

OK!